Magdeburger Stadträte arbeiten online - Mit „mandatos“ wird Papier überflüssig

Als erste Großstadt in Deutschland bietet Magdeburg seinen politischen Mandatsträgern einen elektronischen Arbeitsplatz für die Ratsarbeit. Das gemeinsam von Stadtverwaltung und der Kommunale Informationsdienste GmbH (KID) entwickelte System „mandatos“ hatte heute im Stadtrat Premiere.

Bereits seit 1997 setzt die Landeshauptstadt ein Ratsinformationssystem ein, das die elektronische Erstellung und Archivierung von Ratsdokumenten ermöglicht. Seit die ursprünglich eingesetzte Software im März 2004 durch eine moderne, leistungsfähigere Lösung der Firma somacos mit dem Namen „session“ abgelöst wurde, werden alle Vorlagen (Drucksachen, Informationen, Anträge/Anfragen, Stellungnahmen) und Gremiensitzungen (Ausschüsse, Stadtrat, Dienstberatung des OB, Sitzungen der Ortschaftsräte und Fraktionen) über diese Softwarelösung erfasst, bearbeitet und verwaltet. Insgesamt 200 Arbeitsplätze in der Verwaltung sind mit der Software ausgestattet.

Die Daten werden in drei Informationssystemen des Programms „session“ angezeigt, für die jeweils unterschiedliche Zugriffsrechte definiert sind:

1. im „Amtsinfo“ für die Verwaltung und die Fraktionen
2. im „Ratsinfo“ für Stadträte an ihrem eigenen PC von zu Hause aus
3. im „Bürgerinfo“ für die Öffentlichkeit und die Medien.

Trotz dieser umfassenden Softwarelösung mussten die Stadträte alle sitzungsrelevanten Unterlagen bislang auch in Papierform erhalten, da die Gemeindeordnung Sachsen-Anhalts dies so vorschrieb. „Die Landeshauptstadt hatte deshalb 2005 eine Ausnahmegenehmigung beim zuständigen Innenministerium beantragt, um Sitzungsunterlagen künftig elektronisch an alle Stadträte versenden zu können“, blickt OB Trümper zurück. „Unser Ziel war es, das Verfahren zu effektivieren und vor allem den enormen Papierverbrauch zu reduzieren.“

Im Dezember 2006 wurde die Gemeindeordnung geändert und damit die rechtliche Grundlage für den alternativen elektronischen Versand der Unterlagen geschaffen.

Nach Prüfung verschiedener Angebote entschieden die Landeshauptstadt und ihr EDV-Dienstleister, die KID GmbH, das Modul „mandatos“ der Firma somacos – elektronischer Arbeitsplatz für Mandatsträger – in session einzusetzen. Der Einsatz dieses Moduls wurde vom Stadtrat am 9. Nov. 2006 beschlossen.

Mandatos ist eine mobile Komplettlösung für die elektronische Gremienarbeit. Das Paket aus Hard- und Software ermöglicht die medienbruchfreie und papierlose Kommunikation, online und offline. Durch den Einsatz der Signaturkarte der Sparkassen-Finanzgruppe (Förderprojekt der Stadtsparkasse Magdeburg) werden Datenschutz und Mandatshoheit gewährleistet, die Signaturkarte ermöglicht den sicheren und personalisierten Zugriff auf die Dokumente und die verschlüsselte Ablage derselben.

"Mit der praktischen Umsetzung des Projektes ‚mandatos’ übernimmt der Stadtrat der Landeshauptstadt Magdeburg eine Vorreiterrolle unter den deutschen Großstädten. Es wurde damit eine moderne, papierarme und insgesamt effiziente Arbeitsgrundlage für die Stadträtinnen und Stadträte geschaffen“, so der Vorsitzende des Stadtrates, Jens Ansorge, anlässlich des Starts von mandatos. „Mich persönlich beeindruckt insbesondere die ausgezeichnete Recherchemöglichkeit und schnelle Verfügbarkeit aller sitzungsrelevanten Unterlagen.“

Zum Start von „mandatos“ in der Ratssitzung am 6. Dez. 2007 nutzen bereits 48 von 56 Stadträten das neue Verfahren. Sie wurden dazu mit einem Laptop nebst umfangreichem Zubehör mit der entsprechenden vorinstallierten Software für die ehrenamtliche Arbeit als Mandatsträger ausgestattet und in Schulungen zum Einsatz des Systems befähigt.

„Die breite Resonanz im Stadtrat hat uns angenehm überrascht“, so OB Dr. Lutz Trümper. „Das ist ein Systemwechsel, mit dem die riesigen Papierberge der Vergangenheit angehören und das Sitzungsmanagement deutlich entlastet wird.“ Die Teilnahme am Projekt ist freiwillig, alle Stadträte, die sich noch nicht dafür entscheiden konnten, erhalten die Unterlagen weiterhin als Papierdokument. 

Das Projekt ist jeweils auf die Dauer einer Wahlperiode (60 Monate) angelegt, das heißt, bei Ausscheiden aus dem Ehrenamt oder Verzicht auf das Ehrenamt muss die Hardware zurückgegeben werden. Insgesamt 60 Arbeitsplätze stehen für Mandatsträger zur Verfügung. Sie werden durch Stadträte und die Fraktionsgeschäftsstellen genutzt. Die Kosten für den Einsatz von mandatos (ca. 50 T€ jährlich) werden vollständig durch entsprechende Einsparungen bei den Sach- und Personalkosten getragen.